ただいま、在宅勤務制度を導入するための「7つのステップ」に
ついてお伝えをしております。

 ステップ1 導入目的・基本方針の策定 

 ステップ2 現状把握・導入方針の決定 ← 今はココ

 ステップ3 導入スケジュールの策定

 ステップ4 社内管理体制の整備

 ステップ5 社員教育

 ステップ6 トライアル導入と評価

 ステップ7 本格導入

在宅勤務の導入方針を決定するにあたっては、会社(各部門)で
行っているすべての業務を洗い出し、その業務を在宅でも行うこと
ができるかどうかの確認をしなければなりません。

これは、いわゆる「業務分析」です。

この業務分析というのは、業務管理システムを導入する際や
人事制度・評価制度の見直しを行う際には必ず実施しなければ
ならないものです。

たとえば、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を
導入して業務の効率化を図る場合には、システムを導入する前に
現状の業務フォローを書きます。

業務フローとは、「仕事の内容や手順を図で表したもの」です。

業務を視覚化することで、文章で手順を読むよりもわかりやすく、
全体像を掴みやすいというメリットがあります。

適切に書かれたフローは業務の流れを直観的に理解しやすく、
業務マニュアルや新人研修に使うのにも効果的です。

また、担当者が業務を改善したり、他部署の業務について相互理解
を深めたりするツールとしても有効です。

システムの機能拡張や業務内容の変更の際も、業務フローがあれば
検討資料として役立ちます。

つまり、業務フローは仕事をより効率的にするために必要なツール
と言えるのです。

でも、業務フォローはどのように作成すれば良いのでしょうか?
一般的な作成手順は、以下の通りです。

<ステップ1:担当者や部署を洗い出す>

 その業務に関わる担当者や部署、クライアントなど全ての
 関係者を洗い出します。

<ステップ2:タスク(作業)を洗い出す>

 その業務の手順やタスク(作業、処理など)を洗い出します。
 開始や終了のタイミング、判断が必要な場合の情報など、
 すべてのタスクを細かくリストアップします。

<ステップ3:タスクの分類>

 ステップ2で洗い出したタスクを、業務フローに記載する
 必要があるタスクと、記載する必要のないタスクに分けます。

<ステップ4:タスクを時系列で並び替える>

 分類されたタスクを、業務の流れと照らし合わせて時系列に
 並びかえます。

以上のような業務フロー分析によって得られるのは、ムダな
業務や非効率な作業を見直すことによる「業務の効率化」や
「生産性の向上」です。

これをやらずにRPAなどのシステムを導入しても、実はまったく
意味がありません。

 間違ったやり方(業務フォロー)を機械化・自動化しても、
 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

 非効率なやり方が加速されだからです。
 ~~~~~~~~~~~~~~~~~

在宅勤務制度の導入もこれと同じです。

どんなに便利なITツールを導入しても、セキュリティーを強化
したとしても、今の業務をそのまま在宅で行うだけではあまり
効果は得られないということになってしまいます。

もちろん、「とりあえず、できることから始める」というのも
大事なことです。

でも、せっかくの機会ですから、これを機に業務の見直し・
効率化に取り組むことを提案するのが、プロとしての仕事では
ないかと私は思いますが、いかがでしょう?

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